Ai gentili Clienti
Monza, 19 gennaio 2017
Circolare 1/2017
Oggetto: Gestione della Pec. Obbligo di diligenza per le società, per le imprese individuali e per i professionisti iscritti ad un albo.
Gentili clienti,
come ben saprete la posta elettronica certificata (P.E.C.) è uno strumento diffuso e sempre più utilizzato e rappresenta l’innovazione nell’ambito della comunicazione tra persone, imprese, pubbliche Amministrazioni e professionisti.
Negli ultimi anni, il Legislatore ha imposto l’obbligo di munirsi di un indirizzo Pec alle società, alle imprese individuali ed ai professionisti iscritti ad un albo.
Recentemente la Corte di Cassazione, con la Sentenza 7.7.2016, n. 13917, ha fissato un ulteriore principio: è onere della parte che esercita l’attività d’impresa o l’attività professionale assicurarsi del corretto funzionamento della propria casella postale certificata, anche delegando tale controllo.
Inoltre, è da considerarsi «normale» diligenza, e quindi onere per le società e i professionisti, verificare costantemente tutti i messaggi ricevuti nella casella Pec, anche se archiviati come indesiderati e dotarsi di adeguati sistemi antiintrusione.
Obbligo Pec per società e professionisti
L’art. 16, co. 6 e 7, D.L. 29.11.2008, n. 185, conv. con modif. dalla L. 28.1.2009, n. 2 ha posto l’obbligo per tutte le imprese costituite in forma societaria e per i professionisti iscritti in Albi o Elenchi istituiti con legge dello Stato di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata.
Nello specifico, tutte le società da novembre del 2011 hanno dovuto comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo Pec. L’Ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’art. 2630 c.c., sospende la domanda per 3 mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di posta elettronica certificata. Tale obbligo è stato poi esteso, in base all’art. 5,D.L. 18.10.2012, n. 179, conv. con modif. dalla L. 17.12.2012, n. 221, anche alle imprese individuali, le quali hanno dovuto depositare presso l’Ufficio del Registro delle Imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30.6.2013.
Invece, per i professionisti iscritti ad un Albo è scattato dal novembre 2009 l’obbligo di comunicare al rispettivo Ordine o Collegio il proprio indirizzo Pec.
Gli Ordini e i Collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche Amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. L’omessa pubblicazione di tale elenco riservato da parte degli Ordini e Collegi professionali, ovvero il rifiuto reiterato di comunicare alle pubbliche Amministrazioni i dati sopra citati, costituiscono motivo di scioglimento e di commissariamento del Collegio o dell’Ordine inadempiente.
Anche le pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di munirsi di un indirizzo di Posta elettronica certificata, che va indicato nel sito internet istituzionale.
Caratteristiche della Pec e valore legale
La posta elettronica certificata costituisce un sistema di comunicazione sicuro e regolamentato dalla legge per inviare documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale.
Si differenzia dalla posta elettronica standard in quanto possiede alcune specifiche caratteristiche di sicurezza e certificazione della trasmissione.
L’utilizzo della Pec, infatti, consente di scambiare messaggi e documenti allegati con lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno; pertanto, dal punto di vista probatorio, le comunicazioni inviate via Pec ad un indirizzo Pec sono opponibili a terzi.
In altre parole, possiamo definire la Pec come la «versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno», e in questo modo, sfruttando le potenzialità del digitale, si rendono più agili, immediati ed economici tutti gli scambi di informazioni tra i soggetti interessati.
In sostanza, la Pec è un metodo di trasmissione digitale di messaggi ed eventuali allegati che garantisce la certezza dell’invio, della consegna, dell’immodificabilità del contenuto e della riservatezza del messaggio.
La trasmissione via Pec è possibile solo se entrambi gli interlocutori (mittente e destinatario) dispongono di caselle di posta elettronica certificata, che possono far capo anche a gestori autorizzati diversi. (Pec to Pec)
Vi consigliamo pertanto di tenere costantemente monitorata la vostra casella di posta elettronica certificata. Suggeriamo a tal proposito, se previsto dal vostro gestore, di attivare il servizio di notifica tramite SMS, oppure di inoltro della mail su un altro indirizzo da voi utilizzato costantemente o in alternativa di inserire l’account sul vostro outlook.
Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.
Distinti saluti
Studio AM-TAX
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